第一章報價人須知
一、項目說明
項目單位：廣州市黃埔區(qū)政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局（廣州開發(fā)區(qū)行政審批局）。
項目名稱：廣州市黃埔區(qū)政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局（廣州開發(fā)區(qū)行政審批局）2023年度檔案整理及數(shù)字化服務(wù)項目。
項目地點：廣州市黃埔區(qū)政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局（廣州開發(fā)區(qū)行政審批局）指定地點。
項目內(nèi)容：對廣州市黃埔區(qū)政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局（廣州開發(fā)區(qū)行政審批局）近年形成的文書檔案、規(guī)劃檔案、審查中心檔案、依申請公開檔案和巡查檔案等進行規(guī)范化整理、著錄和數(shù)字化工作，主要工作包括各類紙質(zhì)檔案的整理、分類、篩選、鑒定、排序、歸檔和組卷、紙質(zhì)檔案掃描、目錄著錄、目錄打印、檔案裝盒和質(zhì)量檢查等工作；并提供相應(yīng)類型和數(shù)量的檔案盒。
服務(wù)期限：12個月。
最高限價：人民幣37.9575萬元以內(nèi)。
承包方式：綜合總價包干。
其他說明：合同價款為完成我局2023年12月以前所有室存檔案整理及數(shù)字化服務(wù)的綜合總價包干（服務(wù)內(nèi)容詳見第二章項目需求部分，室存檔案數(shù)量以局內(nèi)處室提供的數(shù)量為準）。若實際完成數(shù)量超出工作預(yù)估量，所產(chǎn)生的費用由報價單位承擔，詢價單位不再另外支付費用；若實際完成數(shù)量未達工作預(yù)估量，最終合同價款以實際完成數(shù)量進行結(jié)算。
二、報價人資格要求
（一）報價單位必須是國內(nèi)合法注冊的法人或其他組織，以分公司名義報價的必須由具有法人資格的總公司授權(quán)，需具有獨立承擔民事責任的能力（報價時提交有效的營業(yè)執(zhí)照或社會組織登記證書或事業(yè)單位法人證書副本復(fù)印件）；
（二）具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度（報價人需提遞交財務(wù)狀況報告或出具承諾函）；
（三）具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力（包括但不限于應(yīng)具有檔案整理所需設(shè)備和技術(shù)水平等，報價人需提供含設(shè)備清單、服務(wù)團隊資質(zhì)等情況說明）；
（四）有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄（提供報價截至目前6個月內(nèi)連續(xù)3個月依法繳納稅收和社會保障資金的相關(guān)材料。如依法免稅或不需要繳納社會保障資金的，提供相應(yīng)證明材料）；
（五）參加詢價前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄（提供書面聲明或承諾函）；
（六）已在檔案行政管理部門備案，且業(yè)務(wù)范圍中含“檔案整理”或“檔案管理”（報價人需提供備案證明材料）；
（七）本項目不接受聯(lián)合體報價、報價人中標后不得分包、轉(zhuǎn)包（提供承諾函）；
（八）報價單位未被列入“信用中國”網(wǎng)站（）以下任何記錄名單之一：
1.失信被執(zhí)行人；
2.重大稅收違法案件當事人名單；
3.政府采購嚴重違法失信行為，同時，不處于中國政府采購網(wǎng)（www.ccgp.gov.cn）“政府采購嚴重違法失信行為信息記錄”中的禁止參加政府采購活動期間（以評審當天在“信用中國”網(wǎng)站及中國政府采購網(wǎng)查詢結(jié)果為準，如相關(guān)失信記錄已失效，報價人需提供相關(guān)證明資料）。
三、報價文件
（一）內(nèi)容
1.報價單位情況介紹；
2.營業(yè)執(zhí)照或事業(yè)單位法人證書、組織機構(gòu)代碼證復(fù)印件；
3.法定代表人證明書；
4.法定代表人授權(quán)委托書；
5.報價書（含各項服務(wù)內(nèi)容單價明細）；
6.報價單位認為有必要提交的其他資料。
7.上述所有材料必須真實，提交復(fù)印件的須加蓋公章；“三證合一”的營業(yè)執(zhí)照，則不需要提供稅務(wù)登記證和組織機構(gòu)代碼證。
（二）報價要求
1.報價單位應(yīng)按“報價文件格式”的要求填寫。
2.要求報價單位一次性報出不得更改的價格，其中文書檔案的報價不得超過12元/件，會計憑證的報價不得超過12元/卷，會計報表和會計賬簿的報價不得超過33元/卷，紙質(zhì)檔案掃描（紙質(zhì)文件按a4幅面計，如則a3=2頁a4，以此類推）的報價不得超過0.6元/頁。
3.報價單位應(yīng)仔細閱讀詢價文件的所有內(nèi)容，按照詢價文件的要求提供報價文件，并保證所提供的全部資料的真實性和有效性，遵循誠實信用的原則，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)有虛假行為或惡意低價行為的，將取消其參加詢價或成交的資格，并承擔相應(yīng)的法律責任。
4.報價單位的報價為在項目服務(wù)期內(nèi)，完成詢價文件規(guī)定的工作內(nèi)容的各項費用，應(yīng)包括但不限于：人工、資料、管理、調(diào)研、咨詢、研討、利潤、稅金、政策性文件規(guī)定及合同包含的所有風(fēng)險、責任等各項應(yīng)有費用。報價單位根據(jù)工作范圍自行測算報價。報價采用的幣種為人民幣。
（三）含以下情況之一的視為無效的報價文件：
1.無主要的有效資格證明文件；
2.競價文件不按規(guī)定的格式、內(nèi)容填寫，或未加蓋投標人公章和未有法定代表人或委托代理人簽字，或簽字人無有效委托的；
3.競價文件中附有采購人不能接受的條件或與競價邀請文件的實質(zhì)性要求有嚴重背離；
4.本項目的總報價不得超過37.9575萬元人民幣，超過限價的報價為無效報價；
5.采購人認定的其它不符合報價要求的報價文件。
（四）報價文件的封裝與遞交
1.報價文件的式樣和簽署
（1）報價文件應(yīng)用文件袋密封好，在文件袋上寫明項目名稱以及報價單位名稱；
（2）報價單位須提交正本一份、副本二份的報價文件。報價文件正本和副本內(nèi)容存在差異的，以正本為準；報價文件遞交后，一律不予退還；
（3）報價文件正、副本均須用不褪色墨水書寫或打印，由法定代表人或經(jīng)過正式授權(quán)的代表人在報價文件上要求的地方簽字；
（4）報價文件副本，所有資料都可以用報價文件的正本復(fù)印而成；
（5）報價文件的正本及所有副本的封面均須由報價單位加蓋報價單位公章；
（6）報價文件的任何行間插字、涂改和增刪，必須由報價單位法定代表人或其授權(quán)代表用姓氏或首字母在旁邊簽字才有效；
（7）在詢價文件中已明示需蓋章及簽名之處，報價文件正本均須加蓋報價單位公章，并經(jīng)報價單位法定代表人或其授權(quán)代表簽名或蓋章；
（8）傳真、電傳、郵寄的報價文件將被拒絕。
2.報價文件遞交
（1）報價文件由各參加報價的報價單位代表在規(guī)定的詢價時間前提交至詢價地點。逾期送達的將視為無效。
（2）報價起止時間：2023年11月27日至2023年11月29日，工作日9：00-12：00、14：00-18：00）
（3）報價文件提交地址：廣州市黃埔區(qū)政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局（廣州市黃埔區(qū)香雪三路3號521室，郵政編碼：510530）。
（4）聯(lián)系人：賴小姐，電話：020- 82119076。
四、報價評選原則
（一）初審標準
報價出現(xiàn)下列情況之一的，按無效報價文件處理：1.不符合報價單位資格要求；2.未全部響應(yīng)項目需求；3.報價超出最高限價。
| 初審表 | ||
| 審查類別 | 審查內(nèi)容 | 是否符合 |
| 資格審查 | （1）報價單位必須是國內(nèi)合法注冊的法人或其他組織，以分公司名義報價的必須由具有法人資格的總公司授權(quán)，具有獨立承擔民事責任的能力。（報價時提交有效的營業(yè)執(zhí)照或社會組織登記證書或事業(yè)單位法人證書副本復(fù)印件） | |
| （2）具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度（報價人需提遞交財務(wù)狀況報告或出具承諾函）； | ||
| （3）具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力。（包括但不限于應(yīng)具有檔案整理所需設(shè)備和技術(shù)水平等，提供含設(shè)備清單、服務(wù)團隊資質(zhì)等情況說明） | ||
| （4）有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄。（提供報價截至目前6個月內(nèi)連續(xù)3個月依法繳納稅收和社會保障資金的相關(guān)材料。如依法免稅或不需要繳納社會保障資金的，提供相應(yīng)證明材料） | ||
| （5）參加詢價前三年內(nèi)，在經(jīng)營活動中沒有重大違法記錄。（提供書面聲明或承諾函） | ||
| （6）已在檔案行政管理部門備案，且業(yè)務(wù)范圍中含“檔案整理”或“檔案管理”。（提供備案證明材料） | ||
| （7）未被列入“信用中國”網(wǎng)站“記錄失信被執(zhí)行人或重大稅收違法案件當事人名單”記錄名單；不處于中國政府采購網(wǎng)“政府采購嚴重違法失信行為信息記錄”中的禁止參加政府采購活動期間。（以評審當天在“信用中國”網(wǎng)站及中國政府采購網(wǎng)查詢結(jié)果為準，如相關(guān)失信記錄已失效，報價人需提供相關(guān)證明資料） | ||
| （8）本項目不接受聯(lián)合體報價，報價人中標后不得分包、轉(zhuǎn)包（提供承諾函）。 | ||
| 符合性審查 | （1）項目需求全部響應(yīng)的承諾書（加蓋公章）； | |
| （2）必須提供至少1名檔案管理工作人員專項聯(lián)系區(qū)政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局（提供承諾函）； | ||
| （3）報價未超出最高限價。 | ||
| 不符合上述任一條件的，均視為初審不通過，按無效報價文件處理。 | ||
（二）評選原則
對通過初審的有效報價文件，按綜合評分原則評選，總分為100分，由高至低按得分排出成交單位候選人的名次順序。（綜合評分相同時，以報價低的優(yōu)先；綜合評分與報價均相同時，由評委會綜合考慮擇優(yōu)選出）。
| 評分 項目 | 具體項目 | 分值 | 評分辦法 |
| 商務(wù)評分 （35分） | 報價人同類項目業(yè)績 | 10 | 報價人近三年以來有協(xié)助開展檔案整理及數(shù)字化服務(wù)等同類項目業(yè)績，提供1項得1分，最高10分； 注：必須提供合同復(fù)印件作為證明材料，按照簽訂合同的時間計算，不提供不得分。 |
| 客戶評價服務(wù) | 10 | 報價人提供近三年客戶評價，評價須為良好或以上（含同等意義的評價、表揚信，服務(wù)滿意度等，如80分或以上、滿意或以上等），每提供1個得1分，最高得10分。 注：提供相關(guān)證明資料，不提供不得分。 | |
| 服務(wù)團隊情況 | 15 | 報價人根據(jù)本項目情況搭建服務(wù)團隊，提供專門服務(wù)，必須提供至少1名檔案管理工作人員專項聯(lián)系區(qū)政務(wù)服務(wù)數(shù)據(jù)管理局，從事安排的檔案整理及數(shù)字化服務(wù)工作。 1.服務(wù)團隊人員數(shù)量達5人以上的，得5分；4-5人的，得3分；1-3人的，得1分。 2.可以安排人員日常駐場的，得10分，其中2人以上的再加5分，不可以安排人員日常駐場的，得0分。 4.本項最高得15分，無或其他不得分。 注：需同時提供加蓋報價人公章的承諾函原件（格式自擬）以及服務(wù)團隊人員名單，無或未按要求遞交承諾函的不得分。 | |
| 技術(shù)評分（50分） | 對項目情況認識理解程度 | 15 | 根據(jù)該項目報價文件對報價人對項目情況理解程度進行比較和評價，報價文件優(yōu)于詢價文件要求的為優(yōu)，滿足詢價文件要求的為良，部分響應(yīng)詢價文件要求的為一般。 1.優(yōu)得15分； 2.良得10分； 3.一般得5分； |
| 總體服務(wù)方案 | 25 | 根據(jù)報價人的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、管理服務(wù)架構(gòu)、方法等方案進行評比： 1.方案具體、詳細，可行性高，得25分； 2.方案較具體、詳細，可行性較高，得20分； 3.方案較具體、詳細，可行性尚可，得15分； 4.方案不夠具體、詳細，可行性一般，得10分； 5.方案不夠具體、詳細，可行性較差，得5分； 6.方案不切實際，不滿足項目需求，得0分。 | |
| 服務(wù)響應(yīng)的便利性 | 10 | 1.報價人在采購人提出服務(wù)要求后10分鐘內(nèi)（含10分鐘）響應(yīng)（給予解答、指導(dǎo)，排除有關(guān)問題）的，得5分；10分鐘以上30分鐘內(nèi)（含30分鐘）響應(yīng)（給予解答、指導(dǎo)，排除有關(guān)問題）的，得3分；30分鐘以上1小時內(nèi)（含1小時）響應(yīng)（給予解答、指導(dǎo)，排除有關(guān)問題）的，得1分。 2.報價人在詢價人提出服務(wù)要求后30分鐘內(nèi)（含30分鐘）派服務(wù)人員趕到現(xiàn)場提供服務(wù)的，得5分；1小時內(nèi)（含1小時）派服務(wù)人員趕到現(xiàn)場提供服務(wù)的，得3分；2小時內(nèi)（含2小時）派服務(wù)人員趕到現(xiàn)場提供服務(wù)的，得1分。 3.本項最高得10分。 注：需同時提供加蓋報價人公章的承諾函原件（格式自擬），無或未按要求遞交證明材料的不得分。 | |
| 價格評分（15分） | 報價得分 | 15 | 以報價的總價金額進行比選，滿足詢價文件要求且報價最低的為評標基準價，其價格為滿分，其他報價人的價格分統(tǒng)一按照下列公式計算：應(yīng)詢報價得分=（評標基準價/應(yīng)詢報價）×15。 |
按總分從高到低依次排序成交單位候選人，得分總分數(shù)最高的為成交單位。
五、合同（協(xié)議）簽訂
成交單位收到成交通知后，3個工作日內(nèi)聯(lián)系采購方辦理合同簽訂等手續(xù)。
第二章項目需求
一、歸檔工作流程和服務(wù)內(nèi)容
（一）檔案接收：要對檔案資料的完整性進行檢查，登記移交清單，對檔案實體內(nèi)容按移交清單逐一進行清點，并登記件數(shù)與頁數(shù)。
（二）組卷整理：包括拆釘、粘貼、蓋章、填寫封皮等環(huán)節(jié)。成交單位應(yīng)嚴格按照《中華人民共和國檔案法》《廣州市檔案管理規(guī)定》《廣州開發(fā)區(qū)行政審批局（黃埔區(qū)政務(wù)辦）檔案綜合管理分類方案》進行整理立卷。
（三）編檔號：對每件業(yè)務(wù)檔案按檔案整理要求分類編號，以便檔案的查詢利用。
（四）移交入庫：移交時，應(yīng)編制檔案移交目錄（案卷目錄），一式三份，紙質(zhì)版連同電子數(shù)據(jù)一并移交。
（五）總體檢查：檢查檔案實體與電子數(shù)據(jù)是否一致；檢查各工序是否符合檔案整理要求。
（六）檔案整理報告：檔案整理完畢后，成交單位應(yīng)向采購方繳交檔案整理報告，對本次檔案整理工作作出總結(jié)。
二、電子文檔系統(tǒng)要求
檔案目錄的相關(guān)信息必須在規(guī)定時限內(nèi)錄入采購方規(guī)定的檔案管理系統(tǒng)，以確保檔案的完整性。
三、檔案整理安全保密、規(guī)范性要求
將歸檔資料全部按規(guī)范整理、入庫、要求安全、保密、規(guī)范。成交單位需提供保證實體和檔案信息安全的具體措施和承諾，并與采購方簽訂保密承諾書。
（一）安全保密性：保持資料的完整，出庫入庫保持一致，檔案內(nèi)容不得外泄。
（二）規(guī)范性：成交單位必須嚴格按照采購方所提出的歸檔標準操作執(zhí)行。在檔案的清理、整理、加工、移交過程中，必須嚴格遵守采購方的相關(guān)檔案管理制度，在檔案的清理、整理、加工、移交的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進行詳細的登記，在電子檔工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄；保證分類清晰，條目準確，滿足檔案查閱的規(guī)范要求。
（三）成交單位由于管理不善造成檔案的損壞、遺失、內(nèi)容外泄或與逾期完成等，按違約處理，具體如下：
1.成交單位工作人員造成有關(guān)檔案材料遺失的，應(yīng)負責賠償采購方因此造成的損失，且采購方有權(quán)提前解除合同。
2.若成交單位工作人員造成采購方保密信息泄露，對采購方的有關(guān)檔案材料沒有盡到保守秘密的義務(wù)，則采購方有權(quán)要求成交單位賠償由此造成的責任損失，如損失無法界定，成交單位應(yīng)以減收合同項下10%服務(wù)方式承擔違約責任，且采購方有權(quán)提前解除合同。
3.若成交單位因自身原因，未能按時完成有關(guān)檔案整理任務(wù)的，采購方有權(quán)追究成交單位的違約責任，成交單位每延遲一天完成則按合同金額的萬分之二減收服務(wù)費。
4.項目驗收標準。按照《廣州市檔案管理規(guī)定》，最后雙方以《檔案接收文據(jù)》的簽訂完成該項工作。
為保障實體檔案整理和掃描數(shù)據(jù)準確無誤，成交單位需安排具有質(zhì)檢經(jīng)驗的專職人員對完成的檔案整理和掃描工作進行預(yù)驗收，對完成的檔案實體與數(shù)據(jù)進行100%全面檢查，確保所完成的實體檔案與圖文數(shù)據(jù)完全符合項目加工標準。同時還要完成采購方安排和交辦的其他各類事項。
四、服務(wù)內(nèi)容及工作量預(yù)估
服務(wù)內(nèi)容為我局2023年12月以前所有室存檔案整理及數(shù)字化服務(wù)，含檔案整理、分類、鑒定、拆卷（釘）、掃描、圖像處理檢查、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)備份、排序、編碼、蓋檔號章、裝訂、蓋盒號章、制作脊背、裝盒裝冊、入庫和上架等。若實際完成數(shù)量超出工作預(yù)估量，所產(chǎn)生的費用由報價單位承擔，詢價單位不再另外支付費用；若實際完成數(shù)量未達工作預(yù)估量，最終合同價款以實際完成數(shù)量進行結(jié)算。具體內(nèi)容如下：
（一）文書檔案，約3000件；
（二）規(guī)劃檔案，約600卷；
（三）審查中心檔案，約1400卷；
（四）依申請公開檔案，約170件；
（五）會計檔案，約544卷，含會計憑證約313卷、會計報表112卷、會計賬本119卷；
（六）照片檔案，約1200張；
（七）實物檔案，約300件；
（八）設(shè)備檔案，3卷；
（九）編研資料，2套；
（十）紙質(zhì)檔案掃描，約30萬頁；
（十一）條目錄入，約5萬條；
（十二）檔案盒，約1000個；
（十三）照片檔案冊，約30冊。
五、項目服務(wù)周期
服務(wù)期限12個月，服務(wù)起始時間以合同約定為準。服務(wù)期內(nèi)，完成合同約定工作量并經(jīng)驗收通過的可提前結(jié)束合同。
：余翰林
：18857411608
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